Po dłuższej przerwie nadszedł czas na kolejny post. Skąd ta przerwa? Czy nie miałem pomysłów na nowe wpisy? Zdecydowanie nie. Cały czas dużo czytam, słucham, oglądam i szukam nowych rozwiązań jak być bardziej produktywnym i jak się rozwijać. Pomysły na wpisy pojawiają się w mojej głowie niemal codziennie. Nie miałem jednak kiedy ich rozwinąć w postaci artykułu i opublikować na blogu.
W ostatnich miesiącach skupiłem się na innym obszarze działania. Miałem też więcej do zrobienia zawodowo. Taki trochę paradoks, wiele osób z powodu pandemii nie wiedziało co ze sobą zrobić, a ja miałem aż za dużo zadań.
Jakie są moje wnioski z tego okresu. Upewniłem się, że jednym z najistotniejszych blokerów produktywności to zajmowanie się zbyt wieloma tematami na raz. Z moich doświadczeń wynika, że najlepiej sprawdza się skupienie na jednym wątku, podzielonym na stosunkowo drobne, dobrze zdefiniowane zadania. Co przez to rozumiem? Zadanie powinno dać się wykonać w ciągu jednego dnia, najlepiej w krótszym czasie. Bardzo mi odpowiada praca z wykorzystaniem metody Pomodoro. Podejście to nadaje rytm mojemu dniu. Idealnie jak mogę zrealizować zadanie w ciągu od jednego do czterech Pomodoro, czyli od 25 min do 2 godzin. Dlaczego jest to z mojego punktu widzenia idealne? Zazwyczaj mogę poświęcić 2 godziny dziennie na pracę nad jednym wątkiem. W miarę możliwości staram się zacząć dzień od takiego bloku 4 Pomodoro poświęconych na realizację ważnych dla mnie zadań. Ważne to nie to samo co pilne. Jeżeli nie podchodzę w taki sposób do swoich ważnych zadań to w efekcie cały mój dzień pracy schodzi na kwestiach pilnych i mało istotnych, a sprawy ważne stoją w miejscu.
Co jest dla mnie kluczowe w tym podejściu?
Myślę, że przede wszystkim trzy elementy:
- ograniczony czas na pracę,
- dobrze zdefiniowany cel tej pracy,
- skupienie się na zadaniu.
Ograniczony czas na pracę
Ograniczenie czasu dostępnego na wykonanie pracy jest bardzo istotne. Może się wydawać, że lepiej nie ograniczać siebie. Jak zrobię jedno to przejdę do kolejnej rzeczy. Problem, pojawia się jak planujemy zbyt dużo czasu na wykonanie zadania. Prawo Parkinsona mówi, że praca rozszerza się tak aby zająć cały czas na nią przeznaczony. Najczęściej okazuje się, że mimo tego, że mieliśmy dużo czas na zrealizowane zadania, to i tak nam go nie wystarczyło. W efekcie poświęcamy na pracę zdecydowanie więcej czasu niż jest konieczne. Z tego względu warto planować sobie możliwie krótkie (ale realistyczne) terminy, a jak się nie zmieścimy w tym terminie to zaplanować, w podobny sposób, czas na wykonanie pozostałej części zadania.
Dobrze zdefiniowany cel pracy
Kiedy nie mamy jasność do czego dążymy trudno nam efektywnie posuwać się do przodu. Zazwyczaj kręcimy się w kółko. Odczuwamy stres bo nie jesteśmy pewni czy działania które podejmujemy posuwają nas do przodu. Ba nie wiemy za bardzo co powinniśmy robić i zamiast zmierzać do celu zaczynamy rozglądać się na boki szukając zajęcia, które pozwoli nam czymś się zająć. Czymś zastępczym co zmniejszy nasz stres. Z tego względu warto sobie najpierw zadać pytania typu:
- Do czego dążę?
- Co jest celem tego zadania?
- Co chcę osiągnąć?
- Po czym poznam, że to osiągnąłem?
Jak sobie na nie odpowiemy dopiero wtedy warto przejść do pytania:
- Jak to osiągnąć?
- Jak to zrobić?
Skupienie na zadaniu
Ograniczenie czasu na realizację zadania oraz dobre zdefiniowanie jego celu pomaga nam bardziej się na nim skupić. Szczególnie gdy dodatkowo skorzystamy z metody Pomodoro i sami przed sobą zobowiążemy się aby przez 25 minut skupić się tylko na zadaniu, a inne rzeczy zostawić na później.
Znaki ostrzegawcze, ze coś jest nie tak
Jeżeli używasz Pomodoro jednak nie jesteś w stanie spędzić 25 min nad zadaniem to może oznaczać jedno z dwojga:
- zadanie jest zbyt trudne dla ciebie, warto je np. rozbić na kilka prostszych zadań,
- nie jest dla ciebie jasne co jest celem tego zadania.
Podsumowanie
Na koniec, jeżeli właśnie zaczynasz szukać informacji jak być bardziej produktywnym, to polecam ci kurs, który właśnie ukończyłem Practical Time Management – Personal Productivity Tools (link do kursu nie jest linkiem afiliacyjnym). Piotr Nabielec w krótkich lekcjach przekazuje w nim dużo wiedzy oraz praktyk do zastosowania od zaraz. Dzięki nim masz szansę podnieść swoją produktywność niemal z dnia na dzień. Warto przerobić ten kurs ze względu właśnie na dużą wartość merytoryczną zawartą w poszczególnych lekcjach (nie ma tam lania wody), oraz na to że stosunkowo mało czasu jest potrzebne na jego przerobienie. Jest to swego rodzaju szybki start w temacie produktywności. Polecam.
Tyle na dzisiaj. Życzę ci dobrego dnia i większej produktywności w duchu Kaizen na co dzień.
Zdjęcie z kolekcji Trending Topics 2019 a licencji CC 2.0.
